Benutzer in eine Shared Mailbox umwandeln

Schritt 1: Vorbereitung

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Berechtigungen als Administrator haben.
2. Informieren Sie alle betroffenen Benutzer über die geplante Änderung, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Schritt 2: Outlook-Konto sichern

1. Melden Sie sich bei Outlook an und sichern Sie alle wichtigen Daten des Benutzers.
2. Exportieren Sie das Postfach des Benutzers in eine PST-Datei:
   • Gehen Sie zu "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren".
   • Wählen Sie "In Datei exportieren" und dann "Outlook-Datendatei (.pst)".
   • Wählen Sie das Konto aus und folgen Sie den Anweisungen, um die PST-Datei zu speichern.

Schritt 3: Benutzer in eine Shared Mailbox umwandeln

1. Melden Sie sich bei der Microsoft 365 Admin Center an:

   • Gehen Sie zu admin.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen an.

2. Benutzer auswählen und umwandeln:

   • Navigieren Sie zu "Benutzer" > "Aktive Benutzer".
   • Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie in eine Shared Mailbox umwandeln möchten.
   • Klicken Sie auf den Benutzernamen, um das Benutzerprofil zu öffnen.

3. Mailbox-Einstellungen ändern:

   • Klicken Sie auf die Registerkarte "Postfacheinstellungen".
   • Scrollen Sie nach unten zu "Weitere Einstellungen" und wählen Sie "Mailbox konvertieren".
   • Bestätigen Sie die Konvertierung, indem Sie auf "Konvertieren" klicken. Dies wird den Benutzer in eine Shared Mailbox umwandeln.

Schritt 4: Berechtigungen für die Shared Mailbox einrichten

1. Zugriffsrechte gewähren:

   • Gehen Sie zu "Teams & Gruppen" > "Shared Mailboxes".
   • Wählen Sie die neu erstellte Shared Mailbox aus.
   • Klicken Sie auf "Mitglieder verwalten" und fügen Sie die Benutzer hinzu, die Zugriff auf die Shared Mailbox benötigen.
   • Weisen Sie entsprechende Berechtigungen zu (z.B. Lesen, Senden als, Vollzugriff).

2. Outlook-Konfiguration:

   • Stellen Sie sicher, dass die Benutzer, die Zugriff auf die Shared Mailbox haben, die Mailbox in ihrem Outlook sehen können.
   • Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu "Datei" > "Kontoeinstellungen" > "Kontoeinstellungen".
   • Wählen Sie das Konto aus und klicken Sie auf "Ändern".
   • Klicken Sie auf "Weitere Einstellungen" > "Erweitert" und fügen Sie die Shared Mailbox hinzu.

Schritt 5: Postfachdaten wiederherstellen (falls nötig)

1. Importieren Sie die gesicherten Daten:
   • Gehen Sie zu "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren".
   • Wählen Sie "Aus einer anderen Datei oder einem anderen Programm importieren" und dann "Outlook-Datendatei (.pst)".
   • Wählen Sie die zuvor erstellte PST-Datei und importieren Sie die Daten in die Shared Mailbox.

Schritt 6: Überprüfung und Abschluss

1. Überprüfen Sie die Shared Mailbox:
   • Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und dass die Berechtigungen korrekt funktionieren.
2. Benachrichtigen Sie die Benutzer:
   • Informieren Sie die Benutzer, dass die Umwandlung abgeschlossen ist und die Shared Mailbox nun verfügbar ist.

Hinweis: Es kann einige Zeit dauern, bis die Änderungen wirksam werden und die Shared Mailbox in den Outlook-Clients der Benutzer angezeigt wird.